Knowledge management
(manajemen pengetahuan) adalah proses penerapan pendekatan sistematik untuk
menangkap, menyusun, mengelola, dan menyebarkan pengetahuan di sesluruh
organisasi untuk mempercepat kerja, menggunakan best practice, dan
mengurangi biaya pengerjaan ulang proyek
Manfaat manajemen pengetahuan adalah:
1.
Mempercepat akses informasi dan pengetahuan
2.
Meningkatkan proses pengambilan keputusan
3.
Menciptakan inovasi dan perubahan
4. Meningkatkan
efisiensi proses bisnis organisasi atau perubahan
Menurut Max Evans dan Natasha
Ali dalam “Bridging Knowledge Management Life Cycle Theory and Practice”
menjelaskan knowledge managemen terbagi menjadi beberapa siklus, yaitu
identifikasi, pembuatan pengetahuan, penyimpanan, membagikan, menggunakan,
pembelajaran, dan improvisasi
1.
Identifikasi
Semua
bukti baik yang eksplisit maupun implisit akan dianalisis dan brainstorming
untuk menemukan potensi pengetahuan yang menjadi dasar utama. Seiring dengan
pencarian aset pengetahuan, tahap identifikasi selanjutnya akan melibatkan analisis
dan penilaian aset berdasarkan aturan organisasi, budaya dan kriteria evaluasi
tertentu.
2.
Pembuatan pengetahuan (Create)
Identifikasi
pengetahuan dapat memicu data dan informasi yang diidentifikasi menjadi
pengetahuan baru. Pembaharuan pengetahuan ini dibutuhkan untuk memenuhi
sebagian kebutuhan pengetahuan yang tidak terpenuhi sebelumnya. Proses pembuatan
dan penciptaan aset pengetahuan baru dapat dengan cara prototipe,
analisis informasi, alur kerja, dan pemetaan proses.
3.
Penyimpanan (Store)
Setelah
pengetahuan dianggap penting bagi organisasi, semua pengetahuan disimpan
sebagai komponen aktif dalam organisasi dengan terstruktur yang memungkinkan
pengetahuan dapat dimanipulasi, diambil, dan dibagikan secara efisien oleh
pihak internal organisasi.
4.
Membagikan (Share)
Aspek
pengetahuan diambil dari memori organisasi untuk disebarluaskan dan dikomunikasikan.
Berbagi pengetahuan dapat dilakukan dengan program pelatihan dan bimbingan
dalam lingkungan pekerjaan. Semakin matang sebuah organisasi, semakin efisien
media saluran komunikasinya dan semakin cepat waktu untuk berbagi pengetahuan.
Fase ini juga dapat dilihat sebagai jembatan penghubung serta aliran aliran
hulu ke hilir dalam mempraktikkan pengetahuan.
5.
Menggunakan (Use)
Setelah
dibagikan aset pengetahuan dapat digunakan dan diterapkan di seluruh organisasi
untuk memecahkan masalah, membuat keputusan, meningkatkan efisiensi, atau
mempromosikan pemikiran inovatif intervensi serta bantuan dari seorang ahli mungkin
diperlukan untuk menerapkan pengetahuan dengan benar dan efisien.
6.
Pembelajaran (Learn)
Aset
pengetahuan dapat digunakan sebagai dasar untuk menciptakan aset pengetahuan
yang baru dan menyempurnakan. Penggunaan pengetahuan dapat memberikan
pengalaman berharga karena memberikan dampak pengetahuan pada lingkungan kerja
yang melibatkan integrasian, penghubungan, penggabungan, dan internalisasi pengetahuan.
7.
Improvisasi (Improve)
Asep pengetahuan dikemas kembali untuk disimpan atau direferensikan sehingga nilainya dapat dimanfaatkan secara efektif dan masa depan. Peningkatan ini adalah titik keputusan untuk aset pengetahuan untuk diarsipkan, tetap digunakan, atau ditransfer keluar organisasi untuk digunakan lebih lanjut.
B.
Knowledge
Pengetahuan sebagai
modal, harus dapat ditukarkan, dan harus bisa berkembang menjadi pengetahuan
yang kontekstual, relevan, dan dapat ditindak lanjuti.
Jenis dan bentuk pengetahuan
1.
Tacit Knowledge
-
Pengetahuan yang sulit diartikulasikan, dituliskan
dalam kata-kata, teks, maupun gambar
-
Tersimpan dalam pikiran manusia, sulit diformulasikan
(misalnya keahlian
-
seseorang)
-
Penting untuk kreatifitas dan inovasi
-
Dikonversikan ke eksplisit dengan eksternalisasi
-
Misalnya pengalaman bertahun-tahun yang dimiliki oleh
ahli
2.
Explicit Knowledge
-
Pengetahuan yang telah ditangkap dan dinyatakan dalam
kata-kata, teks, maupun gambar
-
Telah ada dalam bentuk konkret/nyata
-
Dapat dikodifikasi/formulasi
-
Dikonversikan ke tacit dengan pemahaman dan
penyerapan
- Misalnya dokumen, database, materi audio visual
C.
KMS Manage
Manajemen Pengetahuan dilaksanakan dalam sistem pengelolaan pengetahuan, atau Knowledge Management System (KMS). Sebagian besar organisasi yang menerapkan KMS, menggunakan pendekatan tiga cabang untuk mengelola pengetahuannya, yaitu manusia (People), proses (Process), dan teknologi (Technology).
D.
Knowledge Repository
Knowledge
Repository disebut
juga experience bases atau corporate memories adalah gudang berbasis
komputer yang bersifat online untuk menyimpan kepakaran, pengetahuan,
pengalaman dan dokumentasi tentang suatu domain kepakaran tertentu yang dapat
berupa koleksi pasif maupun koleksi aktif
Jenis Knowledge
Repository:
1. External knowledge repositories (competitive
intelligence).
2. Structured internal knowledge repositories
(research report).
3. Informal internal knowledge repositories (lessons learned).
Elemen
Knowledge Repository
1. Declarative knowledge.
Konsep,
Kategori, Definisi, Asumsi (what)
2. Procedural knowledge.
Proses, Events,
Aktifitas, Aksi, Manual (how, know-how)
3. Causal knowledge.
Rasional
keputusan (why)
4. Context.
Kondisi keputusan (care why)
E.
Knowledge Management
Activities
Menurut Frappaolo dan Toms (Dewiyana, 2006), fungsi knowledge
management adalah Externalization, Internalization, Intermediation,
Cognition, dan Measurement
1.
Externalization
Transfer
pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat penyimpanan (repository)
eksternal, dengan cara se-efisien mungkin. Externalization dengan
demikian adalah menyediakan sharing pengetahuan.
2.
Internalization
Pengambilan
(extraction) pengetahuan dari tempat penyimpanan eksternal, dan
penyaringan pengetahuan tersebut untuk disediakan bagi pencari yang relevan.
Pengetahuan harus disajikan bagi pengguna dalam bentuk yang lebih cocok dengan
pemahamannya. Maka, fungsi ini mencakup interpretasi format ulang penyajian
pengetahuan.
3.
Intermediation
Peran
perantara transfer pengetahuan antara penyedia dan pencari pengetahuan. Peran
tersebut untuk mencocokkan (to match) kebutuhan pencari pengetahuan
dengan sumber pengetahuan secara optimal. Dengan demikian, intermediation menjamin
transfer pengetahuan berjalan lebih efisien.
4.
Cognition
Fungsi
suatu sistem untuk membuat keputusan yang didasarkan atas ketersediaan
pengetahuan. Cognition merupakan penerapan pengetahuan yang telah
berubah melalui tiga fungsi terdahulu.
5.
Measurement
kegiatan knowledge management untuk mengukur, memetakan dan mengkuantifikasi pengetahuan korporat dan performance dari solusi knowledge management. Fungsi ini mendukung empat fungsi lainnya, untuk mengelola pengetahuan itu sendiri.
F.
Knowledge
<anagement Development
Knowledge
Development
merupakan suatu tahap dimana setelah sumber–sumber pengetahuan didapatkan pada
tahap knowledge acquisition, selanjutnya setiap manajemen pada suatu
organisasi atau perusahaan berusaha untuk membuat ataupun mengembangkan setiap
kemampuan atau pengetahuan yang belum ada di dalam organisasi atau perusahaan
serta yang belum ada keberadaannya di dalam atau di luar perusahaan. Pada knowledge
development ini difokuskan terhadap pembangunan kemampuan serta pengetahuan
baru, produk - produk baru, serta ide – ide yang belum terpikirkan sebelumnya
dan banyak melakukan proses efisiensi lainnya
G.
Strategies for
Successful Knowledge Management Implementation
Knowledge
Management Strategy
yang baik sangat penting untuk keberhasilan setiap inisiatif manajemen
pengetahuan, dan harus menjadi salah satu langkah awal dalam penerapan
manajemen pengetahuan di organisasi. Menerapkan manajemen pengetahuan harus
dilakukan dalam konteks strategi yang disepakati. Strategi ini memastikan bahwa
hasil pelaksanaan manajemen pengetahuan selaras dengan pendekatan bisnis proses
saat ini, ditargetkan pada masalah yang tepat, dan terkoordinasi dengan
inisiatif perubahan lainnya. Dalam strategi manajemen pengetahuan visi, misi
dan objektifitas dari pengelolaan knowledge yang mendukung visi, misi
dan objektifitas organisasi
1. Tetapkan
metodologi KM
2. Tunjuk
seorang penunjuk jalan
3. Meminta
bantuan seorang ahli
4. Kelola
pengetahuan yang berpusat pada pelanggan
5. Kelola
kompetensi inti
6. Kolaborasi
dan inovasi
7. Belajar
dari praktik terbaik
8. Perluas
sumber pengetahuan
9. Menghubungkan
komunitas keahlian (komunitas praktik)
10. Laporkan nilai pengetahuan
H.
Knowledge management
and AI
Intelligent
agents adalah software
yang mempelajari tentang bagaimana manusia melakukan tugas-tugasnya dan
kemudian software tersebut memberikan bantuan pada tugas-tugas tersebut. Ada
banyak jenis intelligent agents. Di dalam Knowledge Management System,
intelligent agents bisa membantu dalam berbagai bentuk. Pada umumnya,
digunakan untuk memperoleh dan mengidentifikasi knowledge
Di dalam definisi Knowledge Management, AI jarang disebut. Namun, dalam praktiknya, berbagai macam metode dan aplikasi AI dilekatkan dalam banyak Knowledge Management System, baik oleh para vendor maupun oleh para pengembang sistemnya. Berbagai metode AI bisa membantu dalam mengidentifikasi keahlian, memunculkan knowledge secara otomatis dan semi-otomatis, menyediakan antarmuka melalui pemrosesan bahasa alami (natural language processing), dan sangat cerdas dalam mencari knowledge melalui intelligent agents. Berbagai metode AI terutama expert systems (sistem pakar), neural networks (jaringan syaraf tiruan), fuzzy logic (logika samar), dan intelligent agents yang digunakan dalam Knowledge Management System.
Daftar Pustaka
Darudiato, S., & Setiawan, K. (2013). Knowledge Management: Konsep
dan Metodologi. 15.
Larasindo. (2019). Knowledge
Management. Diambil kembali dari Larasindo: http://larasindo.or.id/teknologi-informasi-dalam-knowledge-management-safrin-heruwanto/
LinovHR. (2020, Juni 15). Knowledge
Management: Pengertian dan Manfaat untuk Perusahaan. Diambil kembali dari
LinovHR: https://www.linovhr.com/knowledge-management/#:~:text=Manfaat%20Knowledge%20Management&text=Mempercepat%20akses%20informasi%20dan%20pengetahuan,proses%20bisnis%20organisasi%20atau%20perusahaan
Munawar, I. (2018). Strategi dalam
Pengelolaan Pengetahuan dari beberapa sumber. 2.
Noviyanto. (t.thn.). Sistem Penunjang
Keputusan. Depok: Universitas Gunadarma.
Puspita, R. (t.thn.). Perangkat
Manajemen Pengetahuan . Bandung: Universitas Komputer.
Riadi, M. (2002, September 03). Knowledge
Management (Pengertian, Fungsi, Komponen, Jenis, Level dan Siklus).
Diambil kembali dari Kajian Pustaka:
https://www.kajianpustaka.com/2020/09/Knowledge-Management.html#:~:text=Menurut%20Frappaolo%20dan%20Toms%20(Dewiyana,dengan%20sumber%20pengetahuan%20secara%20optimal.
Komentar
Posting Komentar